Sentrale begreper
Personopplysninger er informasjon som alene eller sammen med andre opplysninger kan brukes til å identifisere, lokalisere eller kontakte en person. Eksempler på personopplysninger er navn, telefonnummer og arbeidsgiver. Behandling av personopplysninger innebærer alle former for håndtering av personopplysninger som innsamling, analyse, registrering og lagring.
itSMF Norge er behandlingsansvarlig, og er ansvarlig for håndteringen av dine opplysninger. Behandlingsansvarlig bestemmer formålet med behandlingen av personopplysninger og hvilke opplysninger som anmodes. Behandlingsansvarlig er ansvarlig for at håndtering av dine personopplysninger skjer i henhold til personopplysningsloven. Databehandler er OrgService AS, som sørger for administrasjon for itSMF Norge som organisasjon, og fungerer som konferansesekretariat for itSMF-konferansen.
Hvilke opplysninger samler vi inn?
For personer som melder seg på itSMF-konferansen samler vi inn
- Navn
- Adresse
- Telefonnummer
- E-postadresse
- Firma/studiested
- Fakturainformasjon
Hva bruker vi personopplysninger til?
Personopplysningene brukes til å administrere itSMF-konferansen, samt gi best mulig oppfølging til alle som, i forbindelse med konferansen, velger å bli medlem i itSMF Norge. De som ønsker, kan melde seg inn i itSMF og dermed få konferansen til medlemspris. Informasjonen over blir da lagret i vårt medlemsregister.
Ved å godkjenne denne avtalen godtar du å motta vårt nyhetsbrev, der vi kan holde deg oppdatert om nyheter om konferansen. Dersom du ikke ønsker dette, må du aktivt velge det bort. Ved å godkjenne denne avtalen godtar du også å stå på konferansens deltakerliste, som gjøres tilgjengelig for konferansens deltakere. Dette begrunnes med at nettverksbygging er et sentralt formål med konferansen. Dersom du ikke ønsker ditt navn synlig på deltakerlisten, må du aktivt velge det bort.
Informasjonen du gir fra deg brukes til følgende formål:
- Sende nyhetsbrev fra itSMF med viktig informasjon om konferansen
- Svare på dine forespørsler
- Kontakte deg pr mail/telefon ved behov.
- Sende faktura for arrangementer du selv velger å delta på.
- Sende deg viktig informasjon angående konferansen.
- Sende medlemskontingent til deg som velger å bli medlem i itSMF.
Behandlingsgrunnlag – Hvilket rettslig grunnlag har vi for å behandle dine opplysninger?
Rrettslige grunnlag som benyttes for behandling av innsamlede persondata er samtykke, rettmessig interesse samt kontraktsoppfyllelse.
For skape gode medlemstjenester og konferanser trenger vi opplysninger for å kunne kontakte deg, sende deg nødvendig informasjon samt registrere din betaling. I henhold til norsk regnskapslov er vi pålagt å oppbevare opplysninger i 10 år.
Vi behandler personopplysningene så lenge du er medlem i foreningen. Dersom du melder du ut av foreningen tar vi vare på opplysningen i 5 år ihht. retningslinjer for offentlig støtte og norsk regnskapslov. Deretter sletter vi opplysningene. Vi sletter også opplysninger som ikke lenger er nødvendige for formålet de ble samlet inn for.
Hvem er opplysningene tilgjengelig for?
itSMF Norge har en avtale med Orgservice AS om sekretariatstjenester. Dine opplysninger ertilgjengelig for de ansatte i Orgservice AS som i kraft av sine stillinger har behov for å behandle opplysningene. Alle ansatte har underskrevet taushetserklæring.
Tredjeparter vi deler med?
Vi selger ikke dine personopplysninger til tredjepart. Men for å oppfylle vår del av medlemsavtalen er det nødvendig at vi deler informasjon med hoteller ifm. arrangementer, flyselskap ifm. reiser, og andre leverandører vi benytter oss av. Vi benytter CheckIn som registreringsplattform for konferansen.
Orgservice AS har inngått en databehandleravtale med alle sine underleverandører, og følger opp at disse også følger personvernreglene. Disse leverandørene kan ikke bruke opplysningene til andre formål enn det de er innhentet til.
Dine rettigheter
- Innsyn: Du har rett til å få informasjon om hvilke personopplysninger vi behandler og hvordan vi behandler dem. Ønsker du å få et uttrekk av disse dataene kan du kontakte oss via opplysningene under. Det er mulig å få data utlevert i maskinlesbart format.
- Retting: Det er viktig at opplysningene vi har om deg er riktige og at de er nødvendige for å iverksette avtalene vi har inngått med deg og gi deg god service. Du kan kreve at vi retter og sletter opplysninger om deg hvis de er mangelfulle eller unødvendige.
- Sletting: Vi behandler opplysningene om deg så lenge det er nødvendig for å oppnå formålet med behandlingen. Opplysningene blir deretter slettet, med mindre vi i henhold til lov er pliktige til fortsatt å ta vare på opplysningene.
Kontaktinformasjon
itSMF Norge er ansvarlig for håndtering av dine personopplysninger. Om du skulle oppleve brudd på personvern, ber vi deg melde fra til oss snarest mulig, slik at vi kan få rettet feilen. Du har også rett til å klage til Datatilsynet. Har du spørsmål om hvordan dine opplysninger behandles, eller ønsker å komme i kontakt med oss av andre grunner, kan vi nås her:
itSMF Norge
- Wergelandsveien 1-3, 0167 Oslo, Norge
- Telefon: 22 34 30 14
- Epost: itsmf@itsmf.no
- Organisasjonsnummer: 985833249